Penyelenggaraan Kearsipan Dilaksanakan Berdasarkan Atas 15 Asas :

Penyelenggaraan Kearsipan Dilaksanakan Berdasarkan Atas 15 Asas :

 Asas-asas Penyelenggaraan Kearsipan. Penyelenggaraan Kearsipan  dilaksanakan dengan berasaskan pada kepastian hukum, keautentikan dan keterpercayaan, keutuhan, asal usul (principle of provenance), aturan asli (principle of original order), keamanan dan keselamatan arsip, keprofesionalan SDM kearsipan, keresponsifan, keantisipatifan, kepartisipatifan, partisipasi masyarakat, akuntabilitas, kemanfaatan, aksesibilitas,dan  kepentingan umum. Sebagai Berikut :

1. kepastian hukum;

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan penyelenggara negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang berlaku.

2. keautentikan dan keterpercayaan;

Penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.

3. keutuhan;

Penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.

4. asal usul (principle of provenance);

Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.

5. aturan asli (principle of original order);

Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.

6. keamanan dan keselamatan;

Asas “keamanan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak.

Asas “keselamatan” adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.

7. keprofesionalan;

Penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan.

8. keresponsifan;

Asas “keresponsifan”adalah penyelenggara kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau hilangnya arsip.

9. keantisipatifan;

Penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan.

10. kepartisipatifan;

Penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.

11. akuntabilitas;

Penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam.

12. kemanfaatan;

Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarakan, berbangsa, dan bernegara.

13. aksesibilitas;

Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip.

14. kepentingan umum;

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan  tanpa diskriminasi.

Diambil dari Pasal 4 Undang-Undang Kearsipan No 43 Tahun 2009 mengenai Asas-asas Penyelenggaraan Kearsipan.(sebagai Sumber).

  Berikut Penyelenggaraan Kearsipan Berdasarkan 15 Asas atas Pendapat Saya Sendiri :

1. Asas Kepastian Hukum : Dilaksanakan sebagai ketentuan hukum yang berlaku dan sesuai Peraturan perundangan - Undangan yang berlaku.

Contohnya : Pemungutan Pajak,Pembuatan KTP, Pembuatan AKTA Kelahiran ,Dll

2. keautentikan dan keterpercayaan : Untuk Menjaga Keaslian dan Kepercayaan sebuah Arsip agar dapat digunakan.

 3. keutuhan : Menjaga Agar Setiap Arsip tidak bisa ditambahkan ataupun Dikurangi baik dari fisik maupun Informasinya , dengan menjaga keutuhan nya arsip tersebut akan lebih di percaya.

4. asal usul (principle of provenance);: Menjaga Setiap Arsip agar tidak tercampur dengan yang lain Serta Menjaga Keutuhan setiap Arsip supaya tetap terkelola.

5. aturan asli (principle of original order) : Menjaga Agar setiap Arsip dikelola sesuai aturan aslinya tanpa ditambahkan atau pun dikurangi atau mengelola arsip sesuai dengan ketentuan arsip tersebut.

Contohnya : mengelola arsip sesuai dengan aturan.

6. keamanan dan keselamatan :

 asas "Keamanan" : Untuk Menjaga agar setiap arsip tidak terjadi Penyalahgunaan atau kehilanganya arsip serta untuk menjaga keamanan baik informasi maupun fisik dari arsip tersebut.

Contohnya : menyimpan arsip di tempat yang sekiranya aman.

asas " Keselamatan " : Menjaga sebuah Arsip dari terjadinya kehilangan dari bahaya yang mengancam.

7. keprofesionalan : Sebagai Pengelola Arsip harus mahir dalam bidang kearsipan Serta bekerja Secara Profesional.

8. keresponsifan : Untuk Menjaga dan Menghindari Setiap Arsip dari masalah yang akan muncul baik dari Alam ataupun Ulah Manusia.

Contohnya : Kerusakan Arsip, Kehilangan Arsip, Kecerobohan Pegawai dalam Mengelola Arsip.

9. keantisipatifan : Kesadaran Untuk menjagadan Mengantisipasi  agar tidak terjadinya Penambahan atau Perubahan Arsip Dan Perkembangan Arsip untuk Berbagai Kehidupan.

Contohnya : Kehidupan Berbangsa dan Bernegara

10. kepartisipatifan : Sebagai Penyelengara Memberikan Ruang dan peran serta dan berparsitifasi dalam bidang kearsipan.

11. akuntabilitas : menyiapkan bahan bahan yang diperlukan dalam sebuah pengolahan kearsipan.

12. kemanfaatan : Berfungsi untuk Memberi manfaat terhadap kehidupan dan memberikan Kemudahan.

Contohnya : Membagikan Kartu Sehat kepada Masyakan , Atau Sebagai Informasi.

13. aksesibilitas : Memberikan kemudahan, Ketersediaan dan Manfaat bagi masyarakat.

14. kepentingan umum :Memberikan kepentingan tanpa adanya perbedaan.

15. Murah : Memberikan kemudahan dalam pembuatan arsip dari segi Biaya.( sebagai Asas Tambahan ).