TEKNOLOGI PERKANTORAN ( RUANG KANTOR)

Pengertian
A. Ruang Kantor

Tata ruangan kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout. Tata ruangan kantor adalah penyusunan perlengkapan, mesin serta bagian yang ada didalam ruangannya. Terdapat banyak pakar yang mendeksripsikan menegenai tata ruangan kantor salah satunya adalah :

1  .)    Menurut George Terry yang disadur oleh The Liang Gie
“ Tata ruangan kantor yaitu pemilihan tentang beberapa keperluan dalam pemakaian ruangan dengan terperinci dari ruangan untuk mempersiapkan satu susunan yang praktis dari beberapa aspek fsikis yang dikira butuh untuk proses kerja perkantoran dengan cost yang layak “
2.)    Menurut Liettfield dan Peterson
“ Tata ruangan kantor bisa dirumuskan sebagai pengaturan perlengkapan serta alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia “

Tata ruangan kantor disusun berdasarkan pada aliran pekerjaan kantor hingga rencana ruang kantor bisa menolong beberapa pekerja kantor dalam meningkatkan produktifitas. Penyusunan tata ruangan kantor yang baik akan memberikan keuntungan, 

menurut The liang Gie keuntungannya sebagai berikut :

•  Menjamin kelancaran proses kerja yang bersangkutan
•    Menghindar penghamburan tenaga kerja dan waktu dari pegawai
• Pengawasan akan mudah dilakukan
•   Terciptanya suasana kerja yang nyaman dan menyenangkan
•  Mencegah para pegawai terganggu oleh publik yang akan menemui satu bagian lain

Menurut Drs.Mockijat tata ruangan yang baikakan memberikan manfaat diantaranya, :

1.     Akan memberikan efesiensi yang baik dalam pekerjaan 
2.      Penghematan penggunaan ruang  lantai yang tepat
 3.      Pengawasan dapat dipermudah 
4.      Hubungan dapat dipercaya 
5.      Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik 
6.      Jalannya pekerjaan lebih lancar 
7.      Menambah kesenangan dan semangat bagi para karyawan

 B. Macam Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor menjadi salah satu hal yang penting dilakukan agar dapat memberikan rasa nyaman bagi para pekerja sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar tanpa hambatan. Penataan ruang kantor ini menyangkut pengaturan tempat kerja , peralatan kantor dan berbagai perlengkapannya. Secara umum tata ruang kantor dapat dapat terbagi menjadi 4, yaitu :

1     1.   Tata Ruang Kantor Tertutup ( Cubicel Type Offices )

Tata ruang kantor tertutup atau bisa dikatakan tata ruang kantor semi tertutup merupakan tata ruang kantor dimana masing-masing orang dalam kantor dipisahkan melalui sekat pemisah maupun tembok sehingga ruang kerja terdiri dari kamar-kamar privat untuk melkukan berbagai aktivitas dalam pekerjaan. Bentuk dari ruang kantor ini, bisa tertutup penuh hingga bagian flafon, ada yang hanya dibatasi oleh sekat separuh badan maupun sekat setinggi manusia. Ada yang memiliki pintu dan ada juga yang tak berpintu,untuk kantor yang tak berpintu sekat difungsikan untuk membatasi pandangan mata agar dalam melakukan pekerjaan bisa terfokus.

 
 

 

Membuat kantor dengan tata ruang tertutup memiliki beberapa keuntungan diantaranya :

•  Dapat menjamin konsentrasi kerja
• Memiliki privasi yang tinggi sehingga pekerjaan yang bersifat rahasia dapat terjamin kerahasiaanya.
•   Ruang kerja masing-masing divisi dapat dibedakan, dapat menjaga status masing-masing jabatan dan terpeliharanya kewibawaan pimpinan.
•  Kebersihan kerja lebih terjamin karena masing-masing orang memiliki tanggung jawab atas ruangan yang ia gunakan

Adapun kelemahan jika kita menggunakan tata ruang tertutup, yaitu :

•  Komunikasi yang dilakukan menjadi tidak tersampaikan secara langsung karena adanya sekat pemisah
•  Membutuhkan biaya lebih besar, mulai dari pembelian sekat, peeliharaan ruangan kerja, pengaturan cahaya dan pembelian peralatan perlengkapan kantor lainnya.
• Pemakaian ruangan tidak fleksibel jika suatu saat ada perubahan maupun saat terjadi perombakan organisasi.
•   Mempersulit pengawasan

 

1  2.  Tata Ruang Kantor Terbuka ( Open Plan Office )

Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan yang didalamnya terdapat banyak karyawan maupun divisi kerja yang tidak dapat dipisahkan oleh pembatas apapun sehingga ruang kerja bisa terlihat lebih luas. Ruangan kerja yang seperti ini membuat karyawan dapat menempati satu meja khusus dan bisa juga dalam satu meja difungsikan oleh beberapa karyawan sekaligus. 

tata ruang kantor yang terbuka memiliki keuntungan diantaranya :

•  Pimpinan lebih mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja semua karyawan.
•  Mempermudah pengaturan cahaya karena dalam satu ruang tidak membutuhkan penerangan yang banyak.
•  Sirkulasi udara bisa lebih baik dan dapat diatur dengan mudah karena tidak terlalu banyak sekat.
•   Dekorasi kantor bisa diuat dengan mudah karena tidak terlalu banyak pernak-pernik yang dibutuhkan.
•   Lebih fleksibel jika suatu saat dibutuhkan perubahan tata ruang
• Komunikasi bisa lebih mudah dilakukan.
•   Lebih menghemat biaya perusahaan.

 

Namun tata ruang ini juga memiliki kelemahan diantaranya, :

• Para karyawan lebih sulit untuk fokus dalam pekerjaan.
•  Batas kedudukan antar pimpinan dan bawahan tidak jelas.
• Kerahasian pekerjaan tidak terjamin karenamasing-masing orang dapat memantau pekerjaan orang lain
• Kondisi kantor bisa terlihat kurang kondusif dan kurang rapi.

1             3. Tata Ruang Kantor Berhias ( Lanscape Office )

Tata ruang kantor berhias merupakan ruang kerja yang dihiasi oleh berbagai elemen hias untuk mempercantik ruangan kantor. Beberapa elemen ini bisa berupa tanaman hidup, tanaman sintetis, maupun bahan dekorasi yang lainnya. Beberapa perusahaan membuat tata ruang kantor berhias ini dalam bentuk seperti lingkungan outdoor dimana didalam kantor terdapat pemandangan alam yang terbuka sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan segar. 

Keuntungan menggunakan tata ruang kantor ini adalah :

•   Suasana dalam kantor menjadi lebih nyaman
•   Dapat menghindari kebisingan dan kegaduhan saat kerja.
•   Produktivitas kerja dapat meningkat karena dalam melakukan pekerjaan bisa dilakukan lebih efektif dan efesien.

Beberapa kelemahan yang mungkin terjadi dalam menggunakan tata ruang ini adalah :

• Membutuhkan biaya yang besar untuk mendekorasi ruangan kerja yang digunakan.
• Biaya pemeliharaan yang digunakan juga cukup tinggi.
•   Membutuhkan tenaga ahli khusus untuk menciptakan suasana yang sesuai harapan.

 

             4.  Tata Ruang Kantor  Gabungan

Maksudnya adalah ruang kantor yang terdiri dari gabungan antara beberapa bentuk ruangan kantor tertutup, terbuka maupun ruangan kantor berhias. Tata ruangan kantor ini banyak sekali digunakan dalam perkantoran, karena dari ketiga bentuk ruangan kantor ini telah disebutkan keuntungan dan kelemahannya.

PERLENGKAPAN DAN PERABOTAN DALAM KANTOR

 Fungsi peralatan kantor antara lain: sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di dalam kantor. Berikut adalah peralatannya :

Mesin penghancur kertas
Merupakan alat yang digunakan untuk menghancurkan kertas yang sudah tidak dipergunakan lagi.

---

Filling Kabinet
Suatu kabinet yang dipergunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen perusahaan, biasanya kabinet diberi suatu kode maupun nomor, yang dimaksudkan agar mempermudah dalam penemuan kembali suatu dokumen atau arsip

---

Perforator
Alat yang digunakan untuk melubangi suatu kertas atau dokumen, biasanya alat ini digunakan untuk melubangi suatu dokumen sebelum dokumen tersebut diarsipkan atau disimpan.

---

Mesin penghitung uang
Mesin yang digunakan suatu perusahaan maupun bank untuk menghitung uang, alat ini dimaksudkan supaya lebih cepat dan labih teliti dalam menghitung uang sehingga memperkecil adanya kemungkinan salah hitung uang.

---

Mesin Absensi
Mesin ini lebih baik dipergunakan pada suatu perusahaan dengan jumlah karyawan lebih dari 100 karyawan, karena akan memepermudah untuk mengetahui presensi karyawan.

---

Cash Box
Suatu kotak yang dipergunakan perusahaan untuk menyimpan uang, kotak ini disertai kunci ataupun kode supaya hanya orang tertentu yang bisa membuka sehingga dapat mengantisipasi pencurian.

---

Map Arsip
Lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat.

---

Guide
Lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

---

Stapler
Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.

---

Numerator
Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

---

Kotak/box
Kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.

---

Alat sortir
Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing.

---

Label
Alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.

---

Tickler file
Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.

---

Cardex (card index) cabinet
Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.

---

Microfilm
Suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.

---

Komputer
Rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.

---

Flashdisk
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya



SEMOGA BERMANFAAT ☺❤