Jawaban UAM kearsipan

Ujian Materi Kearsipan

1.Bagaimana pendapat saudara tentang pengertian arsip dan bagaimana kolerasinya dengan record dan warkat

Jawab : Arsip adalah hal yang berkenaan dengan kearsipan itu sendiri adalah kehiatan yang berhubungan dengan penyimpanan dokumen –dokumen .

Records merupakan lembaran ( catatan, bahan tertulis, daftar , rekaman, dll)dalam bentuk atau dalam wujud apapaun yang berisi informasi atau keterangan untuk di simpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggung jawaban atas satu peristiwa sedangkan warkat berasal dari bahasa arab  yang berarti surat , akan yang berisi keterangan yang memiliki arti dan kegunaan.

2. Undang –Undang no.543 tahun 2009 tentang kearsipan membaerikan aturan pada pedoman kearsipan yang jelas,bagaimna rumusan menurut UU tersebut

Jawab: Rumusan Undang-undang No .43 tahun 2009

Kearsipan adalah hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, sesuai dengan perkembangan dan teknologi komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemda, lembaga pendidikan, perusahaan organisasi politik serta lembaga kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa,bermasyarakat dan bernegara.

3. Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper records, audio visual records, machine-readable-records dan arsip mana yang palaing sering di gnakan sebagai pembuktian hokum legalitas ataupun sebagai bukti sewjarah

Jawab :  A. Arsip paper records : Yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis di atas kertas.

                B. Arsip Audio visual :Merupakan arsip yang dapat dilihat dan dapat didengar

                 C. Arsip machine redable- records : Arsip arsip yang diolah dalam suatu format,diman hanya computer yang memprosesnya

Arsip yang sering digunakan pembuktian hukum arsip berbasis kertas

Arsip yang digunakan sebagai bukti sejarah menggunakn arsip pandang dengar dan arsip berbasis kertas.

4. Sistem pengolahan kearsipan terbagi menjadi dua yaitu sentralisasi dan desentralisasi, berikan pendapat kedua tersebutdan mana yang paling cocok digunakn di lembagapemerintah daerah dan lembaga pendidikan swasta.

Jawab:  A. Lembaga pemerintah menggunakan sistem sentralisasi

               B.  Lembaga pendidikan swasta menggunakan sistem desentralisasi

5. Salah satu kegiatan kearsipan adalah filling, apa pengertian dari filling dan bagaimana metode penyimpanan yang sistematis arsip dapat dengan mudah di gunakan .

Jawab: Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam kehidupan yaitu suatu proses penciptaan,penggumpulan ,pemeliharaan ,pengaturan ,pengawasan dan penyimpanan.

Metode penyimpanan Arsip :

A.      Sistem abjad

B.      B. sistem masalah

C.      Sistem nomor

D.      Sistem tanggal

E.       Sistem wilayah

6. Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan nilai guna, dan pada kondisi apa saja nilai guna tersebut menjadi sangat krusial.

Jawab: Nilai guna terbagi menjadi 2:

A.      Nilai guna primer yaitu arsip yang digunakan oleh lembaga / instansi yang menghasilkan

B.      Nilai guna primer yaitu meliputi :

a.       Nilai guna administrasi

b.      Nilai guna hukum

c.       Nilai guna keuangan

d.      Nilai guna ilmiah

7. Baigaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan arsip dinamis dan jelaskan siklus arsip dinamis.

Jawab: Karena arsip dinamis miliki cirri-ciri yaitu

a.       Arsip yang masih actual dan berlaku secara langsung

Diperlukan dan digunakan dalam berlaku secara langsung

b.      Arsip senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya

c.       Pada dasarnya bersipat tertutup

8.Bagaimana mekanisme dari pemindahan ,pemusnahan ,dan penyerahaan yang berlaku di pemnerintah ?

Jawab : A. pemindahan arsip : menindahkan arsip dari unit pengolahan ke unit kearsipan berdsarkan jadwal retensi arsip, yang dilaksanakanya di atur oleh lembaga/instansi

B.      Penyerahan arsip : setelah melakukan pemindahan arsip kemudian akan menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal reterensi ditentukan.

C.      Pemusnahan arsip : pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pembakaran,pencacahan ,pembuburan, dan kimiawi.

9. Jelaskan menurut pendapat saudara tentang Map, polder,guide,filling cabinet,boxes file, rotary filling, cardex,dan amoderen organization in as an information based organization.

Jawab:

 A. map yaitu : lipatan kertas atau karton manila yang digunakan untuk menyimpan arsip.

B. folder yaitu lipatan kertas berbentuk segi empat panjang yang berguna untuk menyimpan atau menempatkan arsip.

C. Guide yaitu lembaran kertas tebal yang digunakan sebagai petunjuk dan sekat pemisah dalam penyimpanan arsip.

D. Filling cabinet yaitu perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakan  secara vertical (berdiri) digunakan untuk menyimpan berkas .

E. Boxes file yaitu kotak yang digunakan untuk menyimpan berbagai arsip/ Warkat .

F. Rotary filling  yaitu peralatan yang dapat berputar, di pergunakan untuk menyimpan

Arsip,.

G.     Cardex yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan menggunmakan laci yang dapat di tarik keluar memanjang.

H.      A modern organization is an information based organization yaitu organisasi yang bertumpu pada informasi.

10. PT. bank mandiri Indonesia pada kantor pusat memiliki gedung dengan 12 lantai, 2 lt digunakan untuk dokumen (arsip) dengan luar 120 ^M2 per lantai. Berapa kemampuan beban apabila menggunakn rak konvensional dan non konvensional.

Jawab: Dik : PT bank mandiri memiliki gedung 12 lantai ,2 alantai untuk arsip dengan luas 120m2 / lantai.

Dit : berapa kemanpuan beban untuk rak konvensional dan non konvesnsional

Jawab : Beban rak Konvensional rata-rata 1.200 kg m2 = 240 ^m2

Maka, 2 lantai X 120^m2 = 240 ^m2

240 ^m2 x 1.200 kg ^m2 = 288.000 kg

Beban rak non konvensinal rata rata 2.40kg ^m2 maka , 2 lantai x120m2 =240 ^m2

240 ^m2 x 2.400 kg/ ^m2 = 576.000 kg /^m2